关于在西安旅游需要准备的物品和事项，综合相关信息整理如下：

一、必备证件与资质

旅行社经营许可证

若计划组织团队旅游，需提前办理旅行社资质证，需满足固定经营场所、专业从业人员等条件。

导游证

至少需1名持有导游证的导游，并与旅行社签订劳动合同。

身份证及营业执照

法定代表人需提供身份证、企业章程等材料。

二、行程规划与文件

行程安排表

包括景点门票预订、交通安排、住宿预订等详细信息。

游客信息登记表

用于记录游客身份、健康状况、紧急联系方式等。

保险文件

需投保旅行社责任险，确保行程安全。

三、其他必备物品

办公设备

电脑需安装旅游业务管理软件，用于行程管理、票务处理等。

通讯工具

手机及备用电源，确保与团队保持联系。

应急物资

包括常用药品、急救包、雨具等。

四、注意事项

注册资本要求：

国内旅行社注册资本需≥30万元，国际旅行社≥150万元。

办理时间：

材料齐全时约需20个工作日，建议提前1-2个月申请。

资质核查：

需配合监管部门核查经营场所、设施设备等。

建议根据旅游规模和需求，提前联系旅行社办理相关资质，并制定详细行程方案，确保旅行顺利。